Sistema de gestión de Archivos históricos XABAL Arkheia

Resumen

Los sistemas de información para la gestión de archivos se han convertido en herramientas básicas para soportar el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o fí­sicos que se encuentran en una organización. Con el uso de las Tecnologí­as de la Información y las Comunicaciones se han desarrollado herramientas informáticas para facilitar un adecuado tratamiento archiví­stico contribuyendo a la difusión de los documentos almacenados en las instituciones archiví­sticas. El Centro de Informatización de la Gestión Documental, de la Universidad de las Ciencias Informáticas, desarrolló un sistema de gestión de archivos históricos, nombrado XABAL Arkheia. Este producto se basa en el manejo de archivos históricos aplicando la Norma Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR (CPF)) y la Norma Internacional General de Descripción Archiví­stica (ISAD (G)). El objetivo del presente trabajo es mostrar las caracterí­sticas que se tuvieron en cuenta para informatizar los procesos de incorporación, consulta y conservación de documentos de archivo en archivos, así­ como su interrelación. Se evidencian los rasgos distintivos de las instituciones sobre los cuales se basó el desarrollo de la solución para el procesamiento de documentos de archivo. Así­ mismo, el artí­culo describe cómo se gestionan los servicios que se ofrecen en el Archivo y el proceso de recuperación de datos, utilizando el sistema. El sistema se encuentra desplegado en varias instituciones, en algunos casos con más de 4 años de explotación.